Nie wieder alles doppelt eintippen: Programme verbinden
Kennen Sie das? Die Bestellung steht im einen Programm, die Rechnung im anderen, und jemand überträgt die Daten von Hand. Jeden Tag, immer wieder. Das kostet Zeit, und bei jeder Übertragung kann sich ein Fehler einschleichen.
Dabei müssen Programme nicht getrennt voneinander laufen. Die meisten lassen sich verbinden, sodass sie Daten untereinander austauschen. Sie erfassen etwas einmal, den Rest erledigen die Programme.
Woran Sie merken, dass etwas doppelt läuft
- Dieselben Adressen oder Artikel werden in mehreren Programmen gepflegt.
- Jemand exportiert regelmäßig eine Liste und importiert sie woanders wieder.
- Eine Excel-Tabelle hängt zwischen zwei Systemen und wird von Hand aktuell gehalten.
- Zahlen stimmen nicht überein, weil an einer Stelle etwas vergessen wurde.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, liegt hier meist das größte Sparpotenzial. Und das lässt sich schnell heben.
Wie so eine Verbindung aussieht
Viele Programme haben eine Schnittstelle, über die andere Programme sie ansprechen können. Wo es keine gibt, lässt sich oft eine Brücke bauen, die Daten von A nach B bringt und dabei ins richtige Format übersetzt. Das Ziel ist immer dasselbe: Eine Information wird an einer Stelle erfasst und steht überall dort, wo sie gebraucht wird.
Ein Beispiel: Eine Bestellung im Shop erzeugt automatisch den Auftrag in der Warenwirtschaft und die Rechnung in der Buchhaltung. Niemand tippt etwas ab, und alle drei Stellen zeigen dieselben Zahlen.
Was Sie davon haben
Weniger Tipparbeit und weniger Übertragungsfehler, dafür mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Und wenn eine Person im Urlaub ist, hängt nicht plötzlich der ganze Betrieb an ihrer Tabelle.
So fangen wir an
Wir schauen uns gemeinsam an, welche Programme Sie nutzen und wo Daten doppelt erfasst werden. Daraus wird schnell klar, welche Verbindung sich zuerst lohnt. Oft ist es eine einzige Brücke, die den größten Teil der täglichen Doppelarbeit abnimmt.
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