Steht Ihr Betrieb auf einer Gratis-Adresse?
Kennen Sie das? Auf dem Transporter steht in großen Buchstaben der Firmenname, Meisterbetrieb, seit zwei Generationen. Und darunter: [email protected]. Oder @web.de, @t-online.de, @outlook.com.
Das ist kein Schönheitsfehler. Durch dieses Postfach läuft der ganze Betrieb: jede Kundenanfrage, jedes Angebot, jede Rechnung, bei Praxen sogar Termin- und Gesundheitsdaten. Und dabei stellen sich zwei Fragen, die nichts miteinander zu tun haben, aber beide an derselben Adresse hängen.
Frage eins: Dürfen Kundendaten da eigentlich durch?
Beim E-Mail-Konto gilt derselbe Unterschied wie überall: Gratis-Konto und bezahlter Firmenzugang sind zwei verschiedene Welten. Die Gratis-Konten der großen Anbieter sind für den Privatgebrauch gedacht. Es gibt für sie keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und genau der ist die Grundlage dafür, Kundendaten durch einen fremden Dienst laufen zu lassen. Wer sein Geschäft über ein privates Gmail-Konto abwickelt, leitet also Kundendaten ohne vertragliche Grundlage durch einen amerikanischen Dienst. Das ist einer der wenigen Fälle, in denen die Antwort wirklich einfach ist: so nicht.
Die bezahlten Firmenvarianten derselben Anbieter, Google Workspace oder Microsoft 365, sind eine andere Welt: Da gibt es die Verträge, Zusagen zur Datenverwendung und Verwaltungswerkzeuge. Es bleiben amerikanische Dienste, mit allem, was wir im Beitrag Was passiert, wenn das Datenabkommen fällt? beschrieben haben. Aber es ist eine geordnete Nutzung statt einer wilden.
Frage zwei, und die ist fast wichtiger: Wem gehört Ihre Adresse?
[email protected] gehört nicht Malermeister Müller. Sie gehört Google. Die Adresse steht auf dem Transporter, auf tausend Rechnungen, im Gedächtnis jedes Kunden, und sie ist untrennbar an einen einzigen Anbieter gebunden. Wer wechseln will oder muss, weil sich Preise, Bedingungen oder die Rechtslage ändern, muss allen Kunden eine neue Adresse beibringen. Das macht in der Praxis niemand, und genau deshalb bleibt man, egal was kommt.
[email protected] gehört dagegen dem Betrieb. Hinter so einer Adresse kann Google stecken, ein deutscher Anbieter oder ein eigener Server, und man kann das wechseln, ohne dass ein einziger Kunde etwas davon merkt. Die eigene Domain kostet ein paar Euro im Jahr und ist die billigste Unabhängigkeit, die es im ganzen Digitalbereich zu kaufen gibt. Die Anbieter kommen und gehen, Ihre Adresse bleibt.
Die drei Wege, auch hier
Damit sortiert sich das E-Mail-Thema genauso wie die KI-Frage in unserem Ratgeber zu KI und Daten:
Der amerikanische Dienst, richtig genutzt: bezahlter Firmenzugang, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eigene Domain davor. Beste Werkzeuge, geordnete Verhältnisse, mit dem bekannten Vorbehalt bei der Rechtslage.
Der deutsche Anbieter: E-Mail-Hosting aus deutschen Rechenzentren, mit deutschen Verträgen, zur eigenen Domain meist für wenige Euro im Monat dazu. Für die reine Betriebs-Mail fehlt einem hier im Alltag nichts.
Der eigene Server: die sauberste Lösung auf dem Papier, und wir sagen es hier so deutlich wie sonst nirgends: Machen Sie das nicht selbst. Ein Mailserver ist Dauerhandwerk. Damit Ihre Mails ankommen und nicht im Spam der Empfänger landen, muss sich jemand laufend kümmern. Das ist nichts für nebenbei; es ist etwas für Leute, deren Beruf das ist.
Was wir selbst machen
Auch hier gehen wir alle drei Wege, je nach Zweck. Unsere eigene Firmen-Mail läuft über Google Workspace, bezahlt, mit Vertrag und mit eigener Domain, sodass wir jederzeit wechseln könnten. Für Kunden und Sonderanwendungen betreiben wir eigene kleine Mailserver, teils auf eigener Technik, teils bei einem deutschen Hoster, dann ist das eben unser Dauerhandwerk statt Ihres. Und unsere Dateien liegen nicht in einer amerikanischen Cloud, sondern in einer Nextcloud auf Servern in Deutschland. Das Muster ist immer dasselbe: passendes Werkzeug je Aufgabe, eigene Domain davor, wechselfähig bleiben.
Wenn Sie nur zwei Dinge mitnehmen
Erstens: Besorgen Sie sich Ihre eigene Domain, falls Sie noch keine haben. Das ist der eine Schritt, der jeden späteren Schritt leichter macht. Zweitens: Kein Gratis-Konto mehr für Geschäftliches. Welcher der drei Wege dahinter der richtige ist, hängt von Ihrem Betrieb ab, und ein Umzug ist ein kleinerer Eingriff, als die meisten denken. Ihre Kunden merken davon im besten Fall gar nichts, außer dass auf dem Transporter jetzt eine Adresse steht, die nach Betrieb aussieht statt nach Feierabend.
Rufen Sie an, dann schauen wir gemeinsam auf Ihr Postfach: 02043 9218990. Oder Sie buchen direkt einen Termin über unsere Website.
Für die, die es genau wissen wollen: Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV nach Art. 28 DSGVO) ist bei Google Workspace und Microsoft 365 in den Firmentarifen enthalten, bei den Gratis-Konten nicht. Für US-Dienste gilt zusätzlich die Transferfrage aus dem Abkommen-Beitrag. Deutsche Alternativen für E-Mail-Hosting gibt es von mehreren Anbietern ab wenigen Euro pro Postfach. Die eigene Domain wird per MX-Eintrag im DNS auf den jeweiligen Mail-Anbieter gelenkt; beim Anbieterwechsel ändert sich nur dieser Eintrag. Dass Mailbetrieb Handwerk ist, liegt an Zustellbarkeit und Reputation: SPF, DKIM und DMARC müssen sauber eingerichtet und gepflegt sein, sonst landet Post im Spam. Unsere Dateiablage ist eine selbst betriebene Nextcloud auf Servern in Deutschland.